El departamento de compras juega un papel importante en el desarrollo de las pequeñas y medianas empresas, pues es directamente responsable de proporcionar la información que ayudará a la toma de decisiones de los directivos para la fabricación de productos de una empresa.
En algunas empresas es imposible contar con un departamento de compras y es el propio dueño quien realiza parte de estas actividades, por ello es indispensable que si es tu caso tomes en cuenta lo que aquí te comparto.
¿Qué Función tiene un Departamento de Compras?
El departamento de compras en una empresa es una de las áreas que se responsabiliza de las actividades de la adquisición de insumos, materias primas, entre otros, y en este recae parte del éxito de utilidades de la empresa porque está directamente relacionada con los costos que en determinado momento se incurran.
Importancia y Objetivos del Departamento de Compras de una Empresa
La adquisición de recursos materiales es necesarias para la empresa, esta se debe de programar y controlar con la debida requisición de otras áreas para adquirir los productos en el momento debido y no incurrir en gastos innecesarios.
La misión del departamento de compras es elegir al mejor proveedor para que los costos disminuyan, pero la calidad no desmejore, por ello le corresponde analizar las mejores opciones de proveedor y estos son algunos aspectos que debes evaluar:
Uno de los principales objetivos del departamento de compras es crear un ciclo de compras sano, es decir, no decidir sin antes haber analizado la solicitud y realizar un propuesto con los proveedores.
Este es un ciclo de compras ideal:
Pero los factores más importantes que el departamento de compras debería tomar en cuenta son el precio, la funcionalidad y la calidad.
Recordemos que el objetivo general del departamento de compras es hacer que la utilidad se mantenga o que crezca, por lo que estos tres factores con básicos y determinantes para las adquisiciones.
Políticas del Departamento de Compras
Parte de las funciones del departamento de compras de una empresa es crear políticas y determinadas normas que tendrán afinidad con las necesidades de la empresa.
Algunos ejemplos de políticas podrían ser:
- Proveedores con servicio de entrega rápida y con los cumplimientos especificados en ISO que regule la logística.
- Proveedores de maquinaria o equipos de cómputo contar con cobertura de servicio técnico.
- Gestionar relación con los proveedores para continuar con las negociaciones exitosas, es decir, los proveedores además de prestar sus servicios de aprovisionamiento de material para la empresa, cuenta recurso humano que sin ello no se lograría el vínculo entre ambas organizaciones.
- Los precios de lo solicitado sean justos y cantidades exactas a las solicitadas.
- Lugar de entrega en almacén de la empresa.
- Apertura de negociación y condiciones, formas y plazo de pagos, entre otros.
Estructura del Departamento de Compras
Todos departamentos en las empresas tienen su propia estructura, el departamento de compras no es la excepción y aquí te dejo esta propuesta básica para que pronto consolides tu organigrama sin importar la dimensión de tu empresa.
Este es un ejemplo de un organigrama ideal del área de compras de una empresa:
La estructura se trata de la distribución de roles que el personal debe cumplir, para dar orden y asignación al personal correcto del departamento de compras para que queden lo más claro las tareas del departamento.
Esta estructura es de las más básicas porque solo necesitarías 4 personas en ese departamento, pero si no tienes tanto presupuesto para tu nomina, puedes reducir uno de los compradores y asignar entre las 2 personas restantes las tareas y funciones.
La ventaja de esta estructura es que tienes mayor aprovechamiento de cada persona, porque analizarán más enfocados a buscar las mejores opciones de proveedores en el mercado y adicionalmente porque se especializarán en el tema.
Las posibles desventajas es que al tener más personal por parte de la empresa los tiempos se alargarán y se reflejará en la lentitud del aprovisionamiento de los insumos, materias primas etc. para la empresa y se atrasaría parte de la producción, por lo tanto habría pérdidas y mermas.
El organigrama del departamento de compras finalmente lo puedes estructurar y adecuar a las necesidades y el tamaño de tu empresa para que logres mayor ganancia en tu empresa, además que debes elegir a la persona más capacitada para llevar éste departamento y estar en constante trabajo en equipo para lograr los objetivos de la empresa.
Tips para Mejorar los Procesos de Compras y Ahorrar
- Crea un Plan de Compra cada 6 Meses
Lo ideal es que cambies el plan de compra por lo menos cada 6 meses o mínimo una al año, esto es para que generes un presupuesto durante el año y que el objetivo sea mejorarlo sin sacrificar la calidad de tus productos.
Esta acción ayudará a modificar tus indicadores y ponerte metas alcanzables, pero que también impliquen un reto al departamento.
Estos son algunos de los Indicadores más importantes que debes de tener en el departamento de compras:
- Investigar el Comportamiento en el Mercado de los Proveedores
Comprar y hacer una tabla de las ventajas y desventajas que te ofrece cada proveedor, te ayudará a encontrar el que te brinde lo que buscas cubrir, que cumpla lo más cercano a tus políticas, además de que te permitirá mantenerte actualizado de los precios de los productos o servicios y de esta forma hacer mejores convenios.
- Tener Varias Estrategias de Negociación
La negociación es una parte del ciclo vital de las compras, para lograr el mejor acuerdo, debes de estar preparado con información reciente del mercado de proveedores y de las necesidades de la empresa, y no encontrarte con la sorpresa que una vez firmados los contratos de los acuerdos, no sea lo que esperabas, causado por una falta de dominio los objetivos de tu empresa y no afianzarlos en tus negociaciones.
Para estos casos, debes de trabajar de la mano con los diversos departamentos, como el de producción que te permita conocer exactamente las especificaciones de las compras y el de administración para definir la capacidad de liquidez con la que cuenta la empresa para cumplir con las negociaciones.
- Tener Cifras Reales del Inventario
Monitorear el inventario para aprovisionarlo cada que sea necesario de acuerdo al comportamiento de las ventas por determinados periodos y de ese modo logres pocas o nulas perdidas, desabasto y costos innecesarios.
- Contar Software para Departamento de Compras
La tecnología nos permite agilizar muchos procesos, el de compra no es la excepción. Tener un programa que te facilite controlar la información generada, el inventario y las especificaciones técnicas es muy importante para acelerar el proceso de compras y el tiempo.
Por otro lado, te ayuda a optimizar tus procesos administrativos entre departamentos porque se vincula la información en tiempo real entre área de producción, compras y ventas, incluso en la mayoría las de situaciones las empresas prefieren contratar un servicio de timbrado cfdi para que su sistema se encargue de el proceso.
Si tienes proyectos en tu empresa que te limitan a tener o enfocarte en el área de compras, considera contratar los servicios de una consultoría de compras, mucha suerte en tu actividad.
Hasta Pronto
