Alrededor de 1993, el correo electrónico cambió la manera de comunicarse en la era digital.
Desde una simple bandeja de entrada, se reciben y envían millones de mensajes en todo el mundo, en forma inmediata. Atrás quedaron las palomas mensajeras, los sellos postales y las extensas cartas escritas a mano. Pero como con todos los adelantes, existen maneras de utilizar esta forma de comunicación para transformarla en una eficaz herramienta de uso diario.
La importancia de tomar el control de la bandeja de entrada
Al iniciar sesión en hotmail correo es imprescindible saber cómo reconocer aquellos mensajes con contenido valioso y relevante. Para esto, existen determinados trucos para no tener que vivir pendientes de lo que llega a la bandeja de entrada.
- Desactivar la notificación de llegada de mensajes
Este es un primer y gran paso. Cuando se reciben demasiados correos electrónicos al día, la notificación puede llegar a transformarse en un infierno. La notificación raramente es útil, y solo produce constantes interrupciones en las actividades cotidianas.
- Revisar los correos electrónicos en horarios establecidos
Es importante revisar los correos electrónicos tres o cuatro veces por día, esto de acuerdo al uso que cada persona le otorgue a su cuenta de mail. Al verificar cada determinada cantidad de tiempo la bandeja de entrada, se optimizará la funcionalidad del sistema. La idea es no permitir que el correo electrónico tome el control, sino que la persona lo controla.
- Eliminar los mensajes no relevantes
Esto facilita el manejo del correo entrante y evita lidiar con los atrasos en la respuesta de los correos verdaderamente importantes. Mantener una bandeja de entrada vacía optimiza el uso de la cuenta de correo electrónico.
- Administrar el correo electrónico diariamente
Así como es importante eliminar los correos poco importantes, es primordial revisar diariamente los mensajes recibidos. De esta manera, las cuestiones importantes, citas, encuentros, entrega de trabajos y recordatorios, no perderán vigencia y permitirán cumplir con los plazos pautados.
- Configurar carpetas
La bandeja de entrada no es una lista de tareas. Es importante clasificar los mensajes en diferentes carpetas, para mantener una organización y un orden. Se puede comenzar con dos o tres carpetas, para administrar los proyectos actuales.
- Mantener ordenados los contactos
Cuanto más se use el correo electrónico, más crecerá la lista de contactos, esto permite organizarlos en un solo lugar, optimizando la productividad. Un programa que ayuda a organizar los contactos es Microsoft Outlook. Muchas personas que tienen muchos contactos, utilizan este software para realizar un seguimiento y organizar su vida. Es muy sencillo utilizar el correo electrónico de manera más efectiva. En el pasado, se usaban libretas de direcciones o agendas que podían perderse o arruinarse. Al mantener la información de todos los contactos en el correo electrónico, no se corre el riesgo de perderlos o de que se arruinen. Todo lo que se necesita recordar es el nombre de usuario y contraseña, y esos contactos siempre estarán allí.
Otros secretos para administrar mejor el correo electrónico
- Colocar siempre un asunto en el correo electrónico
Cuando se recibe un correo electrónico en la bandeja de entrada, este se identifica por el asunto. Esto es primordial si se desea una respuesta rápida del destinatario. Por ejemplo, si se coloca “reunión de personal”, podría significar cualquier cosa, pero si en su lugar se coloca “confirmar asistencia a reunión de personal el próximo martes”, inmediatamente se invita a una respuesta instantánea.
Es importante recordar que la gente escanea sus mensajes de la bandeja de entrada y responde a los que más le atraen.
Ya sea que se administren varias cuentas de correo electrónico o sólo una, es importante aplicar principios simples y efectivos que ayuden a usar el correo electrónico como la gran herramienta de comunicación para la que fue diseñado.
Estas son solo algunas de las muchas razones por las cuales es imprescindible aprender a utilizar todas las ventajas que ofrece el correo electrónico, porque realmente es un gran invento que ha cambiado la forma de comunicación para siempre.
