Ya sea que se trate de un evento corporativo, un concierto benéfico, conferencia, fiesta temática, un banquete o una celebración de boda, todos los eventos requieren mucho trabajo y cualquier error podría tener repercusiones críticas en tu objetivo.
Si bien no puedes identificar todos los detalles en los que tendrás que pensar, ya que gran parte dependerá del tipo de evento que se lleve a cabo, podemos sugerir algunas de las mejores prácticas a seguir para cualquier evento para empresas. Esperamos que lo siguiente te proporcione un punto de partida para la organización de tu evento.
¿Cómo organizar un evento?
Ya sea una fiesta privada o un mega evento, el flujo de trabajo para organizar un evento de éxito es similar en muchos aspectos. Tienes que enviar invitaciones, preparar el lugar, comprar las bebidas y organizar la música.
Encontrarás diferencias en los detalles y ahí también está el problema.
Muchas personas piensan que es fácil organizar un evento, sin darse cuenta de que necesitas tener una habilidad especial para organizar, conocer bien el mercado y poder absorber el riesgo financiero, así que te vamos a ofrecer unos consejos para la organización de tu evento.
El propósito de tu evento
Lo primero es determinar tu propósito, el ¿por qué organizas el evento y qué esperas obtener? Si se trata de eventos para empresas, como el lanzamiento de un nuevo producto para compartir con tus clientes, pero sin tener un objetivo definido, tu evento será un esfuerzo que resultará caro y con poco poder de atraer asistentes.
Si conoces los objetivos clave antes de la planificación, puedes asegurarte de que cada parte de tu evento estará optimizado para el éxito.
A quién invitas
Dependiendo del tipo de organizacion de eventos Madrid que estés celebrando o dependiendo de tu negocio, querrás considerar cuidadosamente a quién deberías invitar.
¿Es esto algo que los invitados en general disfrutarían? Definir a tu público objetivo específicamente para tu evento es una de las claves para una buena participación.
Pon una fecha
De acuerdo a la naturaleza de tu evento, tómate el tiempo suficiente para planificar. Lo mejor es contar con seis meses de antelación. Verifica las fechas con los participantes, por ejemplo, agencia, presentadores, músicos, invitados VIP, etc.
Una vez que hayas fijado la fecha, reserva el lugar inmediatamente. Tu evento debe tener una fecha y una ubicación antes de poder comenzar a publicitar o invitar a gente, por lo que esta tarea debe completarse lo más temprano posible en el período de planificación.
Lugar
El lugar del evento debe tener una buena reputación para agregar credibilidad y atraer a tu audiencia. La ubicación del lugar, así como el transporte hacia y desde el lugar, también son importantes, porque deseas que tus invitados lleguen a la fiesta y regresen a casa de manera conveniente.
Una vez que haya encontrado el lugar adecuado, se redactan los contratos y se decide la fecha del evento.
Organiza un equipo y la logística
Todo evento necesita un esfuerzo en equipo para controlar cada uno de los detalles.
Te recomendamos contratar una agencia de eventos que realice una coordinación clave. Así mismo, asegúrate que los roles en cuanto a la organización de la música, entretenimiento, decoración, publicidad, patrocinadores, voluntarios, alimentos y bebidas, estén asignados.
La asignación de roles individuales a los miembros del equipo crea un sistema de responsabilidad, así como también evita que las tareas decaigan en el camino.
En caso de que el evento sea la celebración de tu boda, es importante que un Wedding Planner garantice cada uno los aspectos relacionados con la boda y que estén organizados a la perfección.
Presupuesto considerando situaciones imprevisibles
Mira la lista de tareas, refléjalas en tu presupuesto y considera una reserva en caso de situaciones imprevistas.
Por ejemplo, si llueve el día de un evento al aire libre y tienes que cambiar inmediatamente la ubicación y trasladar todos los equipos y muebles. Es mejor pensar en estas cosas con anticipación y estar preparado.
Control final 24 horas antes del evento
Asegúrate de haber informado a todos los participantes de cómo llegar al lugar y de haber invitado a todos. Verifica que cada miembro del equipo comprenda sus tareas y responsabilidades, para este propósito puedes redactar una lista de verificación.
