Cuadrar agendas, atender clientes, contratar un viaje de negocios... Todas estas tareas y muchas más necesitan de tiempo y dedicación, y muchos empresarios, bien por falta de dinero o porque la crisis no les anima ni tan siquiera a plantearse la contratación de un asistente que gestione estos trabajos, pueden ser desempeñadas por las secretarias ‘virtuales’. Ofidealia, una empresa liderada por Mercedes Ortega es una de las muchas más que ofrece este servicio. Su historia se asemeja a la de muchos emprendedores. “Me quedé sin trabajo, después de muchos años dedicada al secretariado, y como no podía esperar a que el empleo viniera a buscarme, decidí crear mi propia compañía”, cuenta. Trasteó por Internet y encontró la fórmula que podría asegurarle el éxito de su aventura. Dos consejos que sentenciaron la buenaventura de Ofidealia: conocer el trabajo a fondo y que éste te entusiasme. Ella cumplía los dos requisitos. Y un año más tarde, Ortega no se queja de cómo le van las cosas.

“Nosotros somos innovadores porque la mayoría de nuestra competencia ofrece servicios casi en exclusiva de call center, de emisión y recepción de llamadas. Ofidealia va mucho más allá. Además de atender al teléfono abarcamos todos los servicios administrativos: escaneo de documentación, convocatoria de ruedas de prensa, elaboración de agendas que recibe el cliente en su PDA, concertación de entrevistas, pago a proveedores o impuestos, back-ups”... La ventaja, afirma Ortega, es que la secretaria no tiene por qué estar en la oficina, y que al ser un servicio externalizado, los costes se abaratan considerablemente.

Su target es, sobre todo, pymes, micropymes, autónomos y las denominadas profesiones liberales. Y la carga de trabajo se reparte, a partes iguales, tanto para tareas puntuales como mensuales.

La sede de Ofidealia (cuyo nombre es un juego de palabras que incluye oficina, ideal y alia, un término “muy de Internet”), se encuentra en el vivero empresarial de Vicálvaro, pero tiene varios clientes en el Corredor del Henares. Además, Ortega ha creado otra compañía, llamada Encuentros Empresarios, dedicada a la organización del networking.
¿alguna pega? Las ventajas saltan a la vista: se externaliza un servicio, se abarata un coste y se abre un abanico de posibilidades para trabajar desde casa. Pero, ¿existe algún inconveniente? Ortega reconoce que siempre es recomendable una “primera toma de contacto con el cliente” aunque “el hecho de conocer a su secretaria virtual no es imprescindible”. Existen consideraciones a tener en cuenta, claro. Por ejemplo, en el caso de una ‘secretaria virtual’ con hijos que trabaja en casa no se le asigna la tarea de recepción o emisión de llamadas porque “no queda nada bien que un cliente escuche voces infantiles”, comenta la empresaria.

¿Y qué opinan las secretarias al uso? Esperanza Morales es la ‘mano derecha’ del alcalde de Alcalá, Bartolomé González. Lleva trabajando con su actual jefe desde 1991-95, cuando el primer edil era presidente del Distrito VII. A su juicio, trabajar codo con codo (físico) con ‘el jefe’ entraña muchas ventajas: “Hay muchos aspectos que pueden resolverse de una manera más rápida. Además, el contacto personal ayuda a conocer al jefe y facilita el trabajo”. En su caso, añade, el trabajo presencial cobra una mayor relevancia porque “los vecinos agradecen poner una cara cuando quieren hablar con el alcalde, transmite cercanía”.

superman o spiderman. A pesar del interés que parece suscitar este servicio entre empresarios que nunca pensaron en tener una secretaria, la crisis frena cualquier deseo de contratar. “Escuché una metáfora que me gustó mucho porque describía la situación actual y propugnaba un cambio. El superman, dijo un empresario, ha pasado de moda y ahora había que convertirse en un spiderman capaz de lanzar redes y externalizar servicios”.

En la actualidad, Ofidealia cuenta con tres trabajadores ‘físicos’ en oficina y toda una red de secretarias virtuales. Una nueva forma de trabajar desde casa que muchas personas demandan. “Recibimos muchos currículos pero sobre todo estamos pasando una avalancha de gente interesada en franquiciar con nosotros, de toda España. Y aunque no lo descarto, prefiero consolidar primero la compañía”.

Otras 'secretarias virtuales'

Externalizar el servicio de secretaria es algo que en España llegó un poco más tarde que en otros países, como Estados Unidos, por ejemplo. Sin embargo, en la actualidad son varias las empresas que ofrecen este puesto ‘virtual’. Es el caso de www.yorespondo.com, con más de cien secretarias disponibles; secretariasonline.es o assistantgroup.com. El fin es el mismo en todas ellas con el atractivo de abaratar costes.